søndag den 29. maj 2016, kl. 10-12 i Kignæshallen Smedeengen 4, 3630 Jægerspris.
Beretning
Regnskabsaflæggelse
Indkomne forslag (til afstemning)
Fastsættelse af medlemskontingent (for 2016)
Fastsættelse af vejfondsbidrag (for 2016)
Valg af kasserer
Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter:
Valg af ekstern revisor (der er to, de vælges skiftevis i lige og ulige år):
Evt. (enkeltsager behandles ikke på generalforsamlingen).
Der var registrering ved indgangen og 28 personer var til stede. Derudover var advokat Majken Maegaard Albrechtsen fra Advokathuset Nordsjælland i Hillerød og administrator Ann Delff Brinchmann fra IP Administration A/S.
Formanden bød velkommen til de fremmødte.
Bestyrelsen foreslog advokat Majken Maegaard Albrechtsen som dirigent. Majken Maegaard Albrechtsen blev enstemmigt valgt.
Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at indkaldelsen til generalforsamlingen var sket rettidigt (inden 3 uger) og derfor lovligt kunne afholdes og var beslutningsdygtig, jf. foreningens vedtægter § 6 og herefter gennemgik dirigenten generalforsamlingens dagsorden.
Administrator Ann Delff Brinchmann blev valgt som referent.
Beretning v. formand David Kjærgaard
Veje og arealer
Det er glædeligt, at mange af de parceller, hvor der er problemer med bevoksning af træer og hække ud på vejbane og fællesareal foran husene, har fået styr på tingene. Der mangler fortsat at blive klippet enkelte steder – særligt på udsatte steder (f.eks. hjørnegrunde) i forhold til trafik og færdsel på vejene. Bestyrelsen har igangsat flere sager, som enten medfører at medlemmerne får tingene ordnet, eller at foreningen må gøre det for medlemmets regning.
Driftsopgaver:
Der har været løst en lang række driftsopgaver i foreneingen i det forgangne år, siden forrige generalforsamling, se formandens beretning for detaljer. Der er ingen driftsproblemer pt. Som ikke er enten løst eller igangsat. Ingen koster ekstra ift. Driftsbudgettet.
Administration
Vi har haft problemer med vores administrationsselskabet. DEAB har fusioneret med IP Ejendomsadministration A/S i 2. halvår 2015. I den forbindelse er arbejdsrutiner blevet omlagt og ting bliver nu gjort på en anden måde. Dette har givet bestyrelsen periodevise store problemer og udfordringer. Bestyrelsen overvejer at finde et andet firma til at administrere og servicere foreningen og dens medlemmer.
Vi har som følge deraf stadig ikke underskrevet en samarbejdsaftale med IP Ejendomsadministration A/S, men derimod valgt at køre videre på den oprindelige aftale med DEAB I/S. Vi kan vælge at skifte selskab, når og hvis vi ønsker. Det er også derfor, der stadig står DEAB på hjemmesiden ved siden af IP Ejendomsadministration.
Møde i fællesforeningerne
Undertegnede har deltaget i to møder i Fællesforeningerne, der er repræsentantskab for sommerhusene i Frederikssund storkommune. Jeg repræsenterer Jægerspris vest, ca. 1000 sommerhuse. Der har været møde i Frederikssund Kommune i hhv. april og oktober 2015. Her er vi i dialog med kommunen omkring overordnede ting, vi ønsker forbedret eller ændret.
Vigtigst er at nævne de nye EU-regler vedr. lovpligtig anmeldelse og kontrolleret bortskaffelse af materialer og affald ved nedrivning af ejendomme og bygninger fra en bestemt byggeperiode. Bestyrelsen er ikke involveret i dette, men henviser til Frederikssund Kommune.
Man har nu selv pligt til at anmelde affaldet på forhånd og evt. foretage prøvetagning for farlige stoffer inden nedrivningen eller ombygningen!
Bestyrelsen
Der har været afholdt tre bestyrelsesmøder i det forgangne år, et fjerde måtte aflyses, fordi et bestyrelsesmedlem var på langtidsferie. Jeg vil dog gerne slå fast, at uanset antallet af bestyrelsesmøder, så bliver opgaverne løst til medlemmernes tilfredshed. Det sker blot via e-mail og telefon i stedet. Sådan foregår meget arbejde nu om dags.
Hjemmeside
Der har fortsat været problemer med hjemmesiden (driftsforstyrrelser, serverskift hos One.com og login-fejl. Hjemmesiden fungerer sådan set godt nok udadtil, vi har bare haft store problemer med at håndtere den ”indefra” (i backenden). Jeg skal derfor undskylde, at hjemmesiden først sent er blevet opdateret med bl.a. referat for sidste års generalforsamling. Ejendomsmæglere og administration har selvfølgelig haft adgang til dette, så hushandler har ikke været omfattet af problemerne. En ny hjemmesideløsning undersøges.
Økonomi
Foreningen har brugt lidt flere penge til driften i det forgangne år, end der er kommet ind i kontingent for 2015, primært grundet øgede udgifter til inkasso og ændring af vedtægter i 2015.
Bestyrelsen stillede sidste år en mindre kontingent¬stigning i udsigt for 2016, primært til opsparing til vedligeholdelse af veje, men grundet manglende ændring i opkrævningen af administrations¬selskabet, så er årets samlede kontingent for 2016 det samme som i 2015 og 2014 plus den vedtagne pristalsregulering. Dette betyder, at vi må spise lidt af vores opsparing, men det går endda, vi har pt. Godt 1 mio. kr. opsparet på foreningens konti.
Bestyrelsen vil fastholde anbefalingen om kontingentstigning for 2017 på ca. 50-100 kroner i samlet årskontingent. Tingene kan nå at ændre sig.
Restanter
Vi er nu i mål med alle restanter indtil og med år 2015 efter en længere og vedholdende indsats fra Advokathuset Nordsjælland. Det er meget positivt for foreningen. Nu mangler kun restanter fra indeværende år (2016) at betale deres kontingent mv. Det er tale om en håndfuld. Det sker desværre for 5-10 medlemmer hvert år, så udgifter til advokat og inkasso kan ikke undgås helt.
Beløbets størrelse afhænger helt af, hvor mange, vi må trække i Fogedretten og hvor mange, der vælger at betale inden da. Foreningen holder restanter i kort snor, som det tydeligt var ønsket af medlemmerne på generalforsamlingen i 2015 og 2014.
Regnskab (kalenderåret 2015)
Regnskabet er godkendt af intern revisor, formand og kasserer. Jeg skal blot henlede opmærksomheden på to ting:
Udgifter til advokat er som vanligt inkl. retsgebyrer, som advokaten lægger ud for. Beløbet udgør ca. 25.000 kr. Derudover er der en engangsudgift på 20.000 kr. ex. moms til rådgivning i forbindelse med ændring af Vedtægter i 2015.
Indtægter fra restanter, som efterfølgende har betalt deres gæld til foreningen, er ført som en indtægt. Dette skal modregnes, for at få den reelle udgifter til advokat, som primært omhandler inkasso over for medlemmerne.
Jeg forventer, at udgiften til advokat overordnet bliver lavere end budgetteret for året 2016. Men igen, det kommer an på medlemmerne: Hvor mange, der må sendes til inkasso og hvor langt de vælger at gå, inden de betaler, og hvor mange ekstra udgifter dette giver foreningen.
Digeløsning mod Isefjorden
Naboforeningens Over Dråby Strand Grundejerforening, ønsker at etablere et dige på den fredede strandeng, som tilhører Fjordvang samt et tilhørende digelag, der skal betale for nye diger til Isefjorden. Dette kan kommunen give lov til. Undertegnede har deltaget i et formøde i august 2015, hvor alle Dråby Strand-områdets grundejerforeninger deltog (se Beretning 2016).
Frederikssund Kommune har i foråret 2016 lagt sig fast på kote 2,99, dvs. 2,89m over daglig vande (Stormen Bodil: 2,13m). Dette giver en digehøjde på ca. 1,65m.
Alle medlemmer af Fjordvang, med en beliggenhed under denne kote, skal (selv) danne digelag, evt. Sammen med Over Dråby Strand Grundejerforening, og planlægge samt bekoste nødvendig beskyttelse mod overløb fra Ellemosegrøften, og evt. tilbageløb fra Isefjorden gennem denne grøft/rende. Bestyrelsen agerer kun igangsætter indtil digelaget er oprettet.
Frivilligt arbejde
Bestyrelsen vil gerne opfordre medlemmerne med overskud til at give en hånd med om at melde sig. Det er altid brug for et par ekstra hænder til alt fra maling af sten og rydning af træer, krat og buske.
Formandens beretning blev enstemmig godkendt og taget til efterretning.
Årsregnskabet for 2015 blev gennemgået af administrator Ann Delff Brinchmann.
Der blev stillet spørgsmål til bestyrelsen, hvorfor posten af udgifter til advokatomkostninger var så stor? Bestyrelsen kunne oplyse, at det dækkede gebyrer til retten Fogedretten i Hillerød, advokathonorarer til blandt andet inddrivelse af restancer for flere år tilbage, som der nu var ryddet op i, samt et engangsbeløb på kr. 25.000 inkl, moms til udarbejdelse og af nye vedtægter i 2015 samt et par småopgaver fra 2014/15, hvor der ikke var fremsendt faktura.
Desuden blev posten kørselsgodtgørelse mv. til bestyrelsen drøftet og klarlagt, hvilke kilometer der var tilbagelagt i foreningsregi.
Formanden modtager ikke bestyrelseshonorar, men derimod et mindre beløb til kontorhold på kr. 3700,00 (statens takst for skattefri kontorgodtgørelse) jf. Vedtægterne par. 7 på opfordring af medlemmerne på generalforsamlingen i hhv. 2014 og 2013 for alle de timer formanden bruger til håndtering af hjemmesiden, tilgængelighed på sin private mobil, printerudskrifter og øvrige udgifter i medgået tid til møder med blandt andet advokaten, administrator og grundejernes Fællesforeninger mv.
Formanden får kompensation for brug af egen bil til diverse møder og aftaler for foreningen, svarende til statens km-takst (pt. 3,71 kr./km). Der leveres selvsagt separat kørselsregnskab med angivelse af kørsel, dato og formål, som godkendes i bestyrelsen.
Desuden blev der spurgt til postudgifterne, som fremover vil være noget højere som følge af Postdanmarks nye takster, der stiger markant.
Grundet jura, er foreningens nødsaget til at udsende næste års indkaldelse til generalforsamling per prev. Dette blev der redegjort for i detaljer. Men herefter kan det – med en mindre ændring i Vedtægterne – lade sig gøre at lade medlemmerne skrive under på, at man ønsker at modtage indkaldelsen og anden post fra foreningen elektronisk, herunder per e-mail (dette er ikke lovligt som Vedtægterne er udformet nu – fordi der er faldet dom i lignende sager, hvor kravene til udsendelse per e-mail o.lign. er skærpet siden vi ændrede vedtægter i 2015). Herefter kan porto spares til disse medlemmer.
Bestyrelsen vil iværksætte forslag til vedtægtsændring, som kommer til afstemning på generalforsamlingen i 2017, hvorefter man vil kunne spare penge på udgiften til post og indkaldelser fremover – hvis der stemmes for ændringen på næste års generalforsamling i 2017 og evt. en ekstraordinær generalforsamling kort tid efter.
Alle spørgsmålene blev besvaret til alles tilfredshed.
Regnskabet blev sat til afstemning ved håndsoprækning og blev vedtaget ved simpelt flertal.
Der var rettigdigt indkommet forslag til behandling og afstemning.
Forslag indkommet pr. mail den 8. maj 2016, stillet af Kirsten Bjerregaard:
Referat fra generalforsamlingen ønskes oplagt på grundejerforeningens hjemmeside senest 4 måneder efter generalforsamlingens afholdelse.
Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning og blev vedtaget ved simpelt flertal.
Budgettet blev for 2016 blev gennemgået af formanden:
Formanden oplyste, at asfaltveje er dyrere at vedligeholde end grusveje. Og da man indtil nu har prioriteret af omdanne grusveje til asfalt, vil omkostningerne til vedligeholdelse hertil forventes at stige år for år. Bestyrelsen foreslår samme kontingent i år som i 2015, men varsler som nævnt i beretningen kontingentstigning i 2017 i størrelsesordenen 50-100 kr. til dækning af let forhøjet administrationsomkostninger i 2015 og 2016 samt forventede øgede udgifter til vejene.
Budgettet blev sat til afstemning ved håndsopkrævning og blev vedtaget med simpelt flertal.
Fastsættelse af medlemskontingent og fastsættelse af vejkontingentbidrag for 2016 er således kr. 646,12 + årlig pristalsregulering, fortsætter uforandret.
Bestyrelsen indstillede IP Administration til at stille op til posten som kasserer.
Forslaget blev sat til afstemning ved håndsoprækning og blev vedtaget ved simpelt flertal.
IP Administration blev valgt som kasserer (for en 2-årig periode) til 2018.
Bestyrelsen:
Tidligere kasserer Brian Møller Olsen ønskede at stille op som bestyrelsesmedlem (for en 2-årig periode).
Bestyrelsesmedlem Erik Jensen, som var til genvalg, meddelte, at han var villig til genvalg.
Flemming Madsen ønskede at stille op som bestyrelsesmedlem for en 1-årig periode.
De blev alle tre enstemmigt valgt til bestyrelsen,
Bestyrelsen træder sammen til konstituerende møde senest 14 dage efter generalforsamlingen.
Der blev afholdt bestyrelsesmøde lige efter generalforsamlingen var afholdt.
Bestyrelsen er som følger:
Formand David Kjærgaard (periode 2015-2017)
Næstformand Erik Jensen (periode 2016-2018)
Bestyrelsesmedlem Stefan Andersen (2015-2017)
Bestyrelsesmedlem Brian Møller Olsen (2016-2018)
Bestyrelsesmedlem Flemming Madsen (2016-2017)
Suppleanter:
Elin Von Linstow ønskede at stille op som 1. suppleant (for en 2-årig periode) (2016-2018).
Peter Klithof ønskede at stille op som 2. suppleant (for en 1-årig periode) (2016-2017).
Begge blev enstemmigt valgt.
Som ekstern revisor for en 2-årig periode: Mikael Olsen genvalgtes enstemmigt.
Bestyrelsen orienterede om at udgifterne til brevporto vil udsendelse af indkaldelse til den årlige generalforsamling stiger drastisk og at bestyrelsen derfor vil foreslå en mindre ændring i foreningens Vedtægter til behandling på generalforsamlingen 2017, således at man efterfølgende, hvis vedtaget, lovligt kan udsende indkaldelse til generalforsamling mv. til medlemmerne per e-mail. Dette er ikke muligt med de nugældende vedtægter.
Dette sker på baggrund af lovændringen, hvor det er Postdanmarks/Postnords takster stiger markant og hvor B-post som det ser ud nu udgår. Kun prioritets post (A) består.
Leif Matthiesen havde indsendt mail den 4. maj 2016 med følgende spørgsmål:
Jeg vil gerne have en redegørelse over, hvem der har vedligehold af ingenmandsland mellem husene.
Jeg vil jeg gerne vide, hvorfor der ikke bliver svaret fra formanden, når man lægger en besked.
Så jeg gerne vide, om det er formanden, der udelukkende kan sige nej, når man søger om at lægge et skur i skel mod ingenmandsland.
Endvidere mangler jeg telefonnummer på medlemmer af bestyrelsen.
Jeg ønsker, at dette tages op på mødet den 29 maj.
Med venlig hilsen, Leif Matthiesen, Saturnvej 3, 3630 Jægerspris.
Formanden svarer:
Ad 1) Vedligehold mellem husene (brandbælterne) påhviler parcellerne, der grænserne op til arealet. Der deles på midten.
Ad 2) Formanden har talt med Leif Matthiesen i denne sag to gange (på to forskellige mobilnumre), og kan derfor ikke genkende, at der ikke skulle blive svaret.
Ad 3) Bestyrelsen lader kommunen om at godkende/afvise byggetilladelser, den blander sig så lidt som muligt i disse sager (bestyrelsen blev kontaktet efter kommunens forudgående afslag).
Ad 4) Alle bestyrelsesmedlemmer fremtræder med e-mail på foreningens hjemmeside. Formanden og næstformanden tillige med telefonnummer. De øvrige ønsker ikke deres telefonnummer på hjemmesiden. Henvendelse kan altid ske til IP Ejendomsadministration.
Emnerne blev drøftet og forklaring blev afgivet til Leifs Matthisens tilfredshed.
Dirigenten takkede for god ro og orden. Generalforsamlingen sluttede kl. 12.00.
Venlig hilsen
Bestyrelsen,
www.gffjordvang.dk
Frederiksberg 30/5-2016